Conformità Privacy (GDPR)

Dati al sicuro, fiducia rafforzata: conformarsi agli obblighi di legge è un investimento nella reputazione e nella fiducia dei tuoi clienti

Nel contesto attuale, in cui il dato personale è ormai diventato un bene economico commerciabile, la conformità al Regolamento CE, Parlamento Europeo 27/04/2016 n° 679, (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati - GDPR), come attuato dal D.Lgs 10 agosto 2018, n. 101, assume un ruolo strategico fondamentale, oltre che un imprescindibile obbligo di legge

La gestione corretta delle informazioni sensibili non solo tutela i diritti degli interessati da illeciti trattamenti dei dati personali (furto, modifica, utilizzo improprio, divulgazione non autorizzata), ma costituisce anche un elemento chiave per rafforzare la reputazione e la credibilità della realtà aziendale e professionale. Risulta quindi fondamentale adottare misure efficaci per prevenire i rischi legati alla protezione dei dati e garantire la conformità alle normative vigenti

Questo processo comprende l'analisi approfondita delle procedure, dei processi e dei sistemi aziendali al fine di individuare aree di potenziale criticità. Attraverso l'identificazione delle vulnerabilità, si sviluppano strategie mirate volte a prevenire incidenti di sicurezza, sanzioni e danni all'immagine dell'organizzazione. Un approccio metodico, che integra conoscenze della normativa di settore e delle best practices tecniche, permette quindi di implementare soluzioni sostenibili e durature nel tempo

La prevenzione costituisce la prima linea di difesa contro i rischi: anticipare e ridurre le vulnerabilità, promuovendo un ambiente di sicurezza e trasparenza all’interno dell’azienda, è essenziale per tutelare i dati e i diritti delle persone coinvolte e per rafforzare la fiducia che gli stakeholders nutrono nella stessa

• Ma all’atto pratico, cosa deve fare una azienda o uno studio professionale per implementare un sistema di protezione dei dati trattati in conformità al GDPR?

Per poter iniziare a comprendere il funzionamento di un sistema di prevenzione e protezione dei dati personali aziendali, ho messo a disposizione un Manuale GDPR, già utilizzato come modello di base per svolgere l'attività di consulenza alle imprese e che potrà essere scaricato gratuitamente al seguente link:

Obbligo di nomina di un DPO (Data Protection Officer)

In Italia, l'obbligo di nominare un Data Protection Officer (DPO) è previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003), aggiornato dal D.lgs. 101/2018, e diventa obbligatorio in specifiche situazioni previste dall’art. 37 del GDPR, nei casi in cui:

1. Il trattamento dei dati è svolto da un’autorità pubblica o organismo pubblico, eccetto le autorità giudiziarie nell’esercizio delle loro funzioni

2. Se le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile consistono in trattamenti che, per loro natura, ambito di applicazione e/o finalità, richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala

3. Se le attività principali consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati (ex articoli 9 GDPR) o di dati relativi a condanne penali e reati (ex articolo 10 GDPR)

È evidente come le nozioni di “ente pubblico”, “organismo pubblico” e di trattamento regolare e sistematico “su larga scala” presentino molteplici zone d’ombra di carattere interpretativo, soprattutto per quanto riguarda i dati trattati da organizzazioni di dimensioni più piccole o con attività di trattamento meno invasive

La mancata nomina obbligatoria di un DPO può comportare diversi rischi e conseguenze legali per l’organizzazione, tra cui:

· Sanzioni amministrative:

Il GDPR prevede multe fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato annuo globale in caso di violazioni delle norme sulla protezione dei dati, inclusa la mancata nomina del DPO qualora ne sussista l’obbligo

· Ispezioni e controlli:

Le Autorità di controllo come il Garante Privacy in Italia possono avviare ispezioni, e la mancata nomina di un DPO può essere considerata un’infrazione grave

· Rischio di danni reputazionali:

La non conformità al Regolamento sulla protezione dei dati personali può danneggiare la reputazione dell’organizzazione, causando la perdita di fiducia da parte di clienti, partner e altri stakeholders

· Impatto sulla gestione del trattamento dei dati:

La presenza di un DPO aiuta a garantire la conformità normativa, la gestione dei rischi e la corretta applicazione delle policy di protezione dei dati, fornendo una consulenza periodica e un controllo delle normative vigenti. La sua assenza può portare a lacune nella gestione della privacy

Per altro verso, la nomina del Data Protection Officer (DPO) viene caldamente consigliata dalle Linee guida del Garante della Privacy non solo nei casi dubbia applicabilità, ma anche in situazioni di assenza di obblighi normativi, potendo offrire lo stesso una serie di vantaggi all'organizzazione, quali:

1. Miglioramento della conformità: un DPO dedicato aiuta a garantire che l'organizzazione rispetti le normative sulla protezione dei dati, riducendo il rischio di sanzioni e controversie legali

2. Consulenza qualificata: il DPO fornisce consulenza specializzata sulle pratiche di trattamento dei dati, aiutando a implementare politiche interne efficaci e a gestire correttamente le richieste degli interessati

3. Incremento della fiducia: la presenza di un DPO dimostra l'impegno dell'organizzazione verso la tutela della privacy, rafforzando la fiducia di clienti, partner e dipendenti

4. Gestione del rischio: il DPO aiuta a identificare e mitigare i rischi legati alla protezione dei dati, contribuendo a prevenire incidenti di sicurezza e violazioni della privacy

5. Miglioramento delle pratiche interne: la sua presenza favorisce l'adozione di pratiche più trasparenti e responsabili nel trattamento dei dati personali

6. Supporto alla cultura aziendale: il DPO promuove una cultura della privacy all’interno dell’organizzazione, sensibilizzando i dipendenti e favorendo comportamenti conformi alle normative

7. Vantaggio competitivo: la gestione trasparente e responsabile dei dati può diventare un elemento distintivo nel mercato, attrarre clienti particolarmente attenti alle questioni relative al trattamento dei dati personali e rafforzare la reputazione aziendale

8. Preparazione a future normative: in un contesto normativo in evoluzione, avere un DPO può facilitare l’adattamento a nuove leggi e regolamenti sulla protezione dei dati

Per ulteriori approfondimenti è utile visitare le FAQ messe a disposizione sul sito del garante della Privacy con riferimento ai casi di nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) in ambito privato: https://www.garanteprivacy.it/faq-sul-responsabile-della-protezione-dei-dati-rpd-in-ambito-privato

In sintesi, anche quando la nomina del DPO non è obbligatoria, farlo può rappresentare una strategia proattiva per migliorare la gestione dei dati personali, ridurre i rischi e rafforzare la posizione dell’organizzazione sul mercato

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